1、确定预算：确定年会的预算范围，预算将决定会场的规模、设施、装饰和服务水平，根据预算范围，筛选出符合条件的会场。

2、考虑会场类型：根据年会的性质和目的，选择适合的会场类型，大型宴会厅适合举办大型年会，而小型会议室或多功能厅则更适合举办小型团队建设活动或研讨会。

3、考虑地理位置：选择交通便利、方便参会人员到达的会场，也要考虑会场周围的餐饮、住宿等设施是否方便。

4、考虑设施设备：确保会场具备必要的设施设备，如音响、灯光、投影仪、舞台等，这些设备将直接影响年会的演出效果和参会体验。

5、考虑装饰和布置：根据年会的主题和氛围，对会场进行装饰和布置，可以运用灯光、花卉、气球、彩带等元素，营造出符合主题的会场氛围。

6、考虑座位安排：根据参会人数和会场布局，合理安排座位，确保每个参会人员都能清晰地看到舞台和演讲者，同时也要考虑到方便交流和互动。

7、考虑餐饮服务：如果年会包含餐饮环节，需要与会场方商讨餐饮服务的相关事宜，包括菜品口味、数量、质量、餐饮区域布置等，确保参会人员能够享受到满意的餐饮服务。

8、提前预订和确认：一旦确定了会场，需要尽快与会场方签订合同并支付定金，以确保会场的顺利使用，要确保所有细节都得到确认，如设施设备、装饰布置、座位安排等。

在年会策划过程中，还可以考虑邀请专业的活动策划公司或团队来协助策划和执行年会活动，他们具有丰富的经验和专业知识，能够为您提供更专业、更完善的策划方案和服务。

年会策划会场需要综合考虑多个因素，包括预算、会场类型、地理位置、设施设备、装饰布置、座位安排和餐饮服务等，只有做好充分的准备和规划，才能确保年会的成功举办。